クラウド会計・FinTech

 クラウド会計とは

昨今流行りの「クラウド会計」ですが、現状では厳密な定義は無いといっていいでしょう。
一般的には、次のような特徴を持つ会計システムを「クラウド会計」と呼ぶことが多いようです。

  • 会計データを自社の端末やサーバーではなくインターネットクラウド上に保存する。
  • 銀行やクレジットカード会社と提携し、取引データを自動的に取り込むことができる。
  • OCRを用いて領収書のスキャンから仕訳を自動生成するなど、新しい機能を積極的に取り入れている。
  • ソフトのアップデートが不要で税率の変更などの際買い替えの必要がない。

クラウド会計を導入する一番のメリットは、何といっても通帳やクレジットカードの明細を自動的に取り込むことができる機能でしょう。
取り込んだデータに勘定科目を振り分ける必要はありますが、定型的な取引であればそれすら自動化できます。
また、データをクラウド上に保存することから、現場などの外部からのアクセスがしやすくなったり、顧問税理士や取引銀行など外部関係者との情報のやり取りがしやすくなるというメリットもあります。
クラウド上にデータのバックアップが残るため、データ消失のリスクも低いです。

良いところばかりとも限らない

一方で、デメリットも考慮しなければなりません。
実際に触ってみて一番のデメリットと感じるのは、その独特な操作性に関するところです。
簿記の知識があればあるほど、既存の会計ソフトに馴染んでいればいるほど、クラウド会計ソフトを使い始めたときの戸惑いが大きくなるのではないかと思います。
というのも、クラウド会計のソフトではデータ入力を従来ソフトの「仕訳をきる」というイメージとは少し違う方法で行うからです。

例えばfreee株式会社様のクラウド会計ソフト「会計フリー」では、領収書や請求書それぞれについて「取引を登録」という形式でデータを入力していきます。
従来ソフトの「独立した仕訳の積層」というイメージではなく、それぞれの「取引」ごとに区切られたデータフィールドを設け、控除額や預り金、値引額などなど関連するデータは全てそこに紐付けられる事になります。

しかし、この点は逆に、簿記の経験が浅い方にとってはメリットにもなりえます。
というのも、このデータ入力方式ならば、簿記の詳しい原理原則を理解していなくても直感的に入力を進めることができるからです。(もちろん、後から専門家にチェックしてもらうのが大前提ですが。)
「とっつきやすさ」ともいうべきこの特徴は、中小・零細企業の会計業務においては大きく評価するべき点であると考えています。

当事務所では長年、Dropbox様のクラウドサービスを用いて疑似クラウド会計とも呼ぶべきシステムでお客様とデータのやり取りをしてきました。
しかし、会計ソフトの本来的な使い方ではなかったこともあってそれに起因するトラブルも多々ありました。
現在は、クラウド会計対応ソフトとしてfreee株式会社さまの会計フリー(外部サイト)のご利用をおすすめしています。

電子帳簿保存法との繋がり

最新情報に明るい経理担当の方ならば、電子帳簿保存法という法律に聞き覚えがあるかと思います。
この法律が経理業務に与える影響を大雑把にいえば、「帳簿書類の保存方法として、紙ベースではなくそれをスキャンしたデータが認められ、紙媒体を処分することができる」ようになった、といったところでしょうか。
保管スペースの確保や、証憑帳への領収書の貼付作業などが省略できるのは特に零細企業にとっては大きなメリットといえます。

このメリットをより大きなものとする機能として、主要なクラウド会計システムにはOCR(光学文字認識、画像データから文字データを読取る技術のこと)を利用した領収書・請求書データの会計データへの自動変換機能が搭載されています。
導入当初のみ勘定科目や摘要を紐付けてあげる必要がありますが、機械学習が進めば、殆どの入力を自動化することができます。
最初の内は「機械に使われている」感すら覚えることもありますが、使いこなすことが出来れば業務効率化の大きな武器になることでしょう。

注意点として、電子帳簿保存法を適用したとしても、国税関係帳簿書類の保存期間は7年間(9年間や10年間になる例外あり)で変わらないという事は覚えておくべきでしょう。この期間中は保存してある帳簿に即座にアクセスできる環境を整えなければなりません。
また、スキャナ保存できる文書とそうでない文書があるので、その点にも要注意です。
出典 適用要件~スキャナ編|国税庁HP

スキャナ保存ができる文書
  • 契約書
  • 領収書
  • 預り証
  • 借用証書
  • 預金通帳
  • 小切手
  • 約束手形
  • 有価証券受渡計算書
  • 社債申込書
  • 契約の申込書(定型的約款無し)
  • 請求書
  • 納品書
  • 送り状
  • 輸出証明書及びこれらの写し
スキャナ保存ができない文書
  • 仕訳帳
  • 総勘定元帳
  • 一定の取引に関わるその他の帳簿
  • 棚卸表
  • 貸借対照表
  • 損益計算書
  • 決算関連書類